R&N: Rechnungslegung Kurzarbeitergeld

Die ordnungsgemäße Rechnungslegung von Kurzarbeitergeld und Arbeitsgeberzuschüssen zum Kurzarbeitergeld hat im Jahr 2020 durch die Corona-Pandemie deutlich an Bedeutung gewonnen. Die wichtigsten Grundlagen der Rechnungslegung haben wir nachfolgend dargestellt. 

Die Informationen stehen Ihnen auch als pdf Exemplar zur Verfügung. 

I. Kurzarbeitergeld

1. Handelsrechtliche Rechnungslegung

Kein Aufwand / Kein Ertrag

Beim gesetzlichen Kurzarbeitergeld hat der Arbeitnehmer einen direkten Anspruch gegenüber der Agentur für Arbeit. Der Arbeitgeber wickelt als Treuhänder die Auszahlung in der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung ab. Der Arbeitgeber erhält von der Agentur für Arbeit einen Leistungsbescheid, anschließend erfolgt die Erstattung des Kurzarbeitergeldes. Handelsrechtlich stellt sich das Kurzarbeitergeld für den Arbeitgeber als durchlaufender Posten in der Bilanz dar. Das Kurzarbeitergeld berührt die Gewinn- und Verlustrechnung nicht, d.h. ist weder aufwands- noch ertragswirksam.  

Sonstiger Vermögensgegenstand

Die Forderung gegenüber der Agentur für Arbeit (z.B. DATEV SKR 04 # 1457) bezüglich der Erstattung des Kurzarbeitergeldes durch die Agentur für Arbeit kann entsprechend der verauslagten monatlichen Zahlungen an die Arbeit­nehmer als sonstiger Vermögensgegenstand aktiviert werden. Sämtliche Anspruchsvoraussetzungen müssen erfüllt sein. Das Kurzarbeitergeld wird regelmäßig nur unter Vorbehalt bis zu einer abschließenden Prüfung gewährt. Dieser Vorbehalt steht einer Erfassung als Forderung nicht entgegen (Hinweis vom Institut der Wirtschaftsprüfer vom 8. April 2020).

Praktikerlösung – Personalaufwand und negativer Aufwand 

Regelmäßig werden in der Lohn- und Gehaltsabrechnung sämtliche Lohnarten über eine automatische Schnittstelle in die handelsrechtliche Finanzbuchhaltung als Personalaufwand, bzw. sonstige Verbindlichkeiten übertragen. Das gilt auch für das Kurzarbeitergeld, welches als Personalaufwand erfasst wird. Damit wird ein Jahresabgleich zwischen Jahreslohnjournal und Finanzbuchhaltung sichergestellt. In diesen Fällen ist das von der Agentur für Arbeit gezahlte Kurzarbeitergeld unter den Personalaufwendungen als „negativer Aufwand“ zu erfassen. Damit wird der Personalaufwand mit der Erstattung in der Gewinn- und Verlustrechnung saldiert und ordnungsgemäß dargestellt.

Praktikerlösung - SKR 51 für die Kfz-Branche

Die Gütegemeinschaft Rechnungswesen und Controlling im Kfz-Gewerbe (GG RCK) hat Ende Mai 2020 eine abgestimmte Buchungsempfehlung für die Verbuchung der Kurzarbeit veröffentlicht. Diese Buchungsempfehlung dient vor allem dem Ziel Händler-Betriebsvergleiche (HBV) einheitlich zu erstellen. Erklärungen und Buchungshinweise zum Kurzarbeitergeld für den SKR 51, bzw. für die Kraftfahrzeugbranche sind auf der Webseite des GG RCK abrufbar. Sehr viele Kfz-Hersteller, Kfz-Händler und Importeure verwenden diesen Spezialkontenrahmen.

2. Einnahmenüberschussrechnung

Kein Aufwand / Kein Ertrag

Bei einer Rechnungslegung in Form einer Einnahmenüberschussrechnung sind die gezahlten Kurzarbeitergelder als durchlaufende Posten im Sinne des § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG auszuweisen. Eine betrieblich veranlasste Auszahlung liegt u.E. nicht vor. Die Zahlungen werden treuhänderisch für einen Dritten durchgeführt und sind daher nicht als Betriebsausgaben und Betriebseinnahmen auszuweisen. Insoweit auch Verweis auf BSG Urt. 18.03.1999 – B 8 KN 2/98 U R, BeckRS 1999, 30052163.  

II. Zuschüsse für Arbeitgeberanteile

1. Handelsrechtliche Bilanzierung

Personalaufwand / sonstiger betrieblicher Ertrag

Der Arbeitgeber hat beim Zuschuss für die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung einen eigenen unmittelbaren Anspruch gegenüber der Agentur für Arbeit. Handelsrechtlich sind die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung als Personalaufwand auszuweisen. Der Erstattungsanspruch ist eine nicht rückzahlbare Zuwendung, die erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung unter den sonstigen betrieblichen Erträgen oder als Kürzung der Personalaufwendungen zu erfassen ist (Hinweis vom Institut der Wirtschaftsprüfer vom 8. April 2020 und IDW St/HFA 1/1984, Abschnitt 2a).

Bilanzierung von Forderungen (Zuschussansprüchen)

Die Gewährung von nicht rückzahlbarer Zuwendungen hängt von der Erfüllung bestimmter gesetzlich geregelter Voraussetzungen ab. Für einen zutreffenden Erfolgsausweis des Arbeitsgebers sind sämtliche Voraussetzungen einzeln zu prüfen. Bei den Zuschüssen für Arbeitgeberanteile mit Rechtsanspruch, erfolgt die Aktivierung des Anspruchs als Forderung, wenn das Unternehmen am Abschlussstichtag die sachlichen Voraussetzungen (einschließlich der Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit) erfüllt hat. Zum Zeitpunkt der Bilanzaufstellung muss der erforderliche Antrag bereits gestellt sein oder mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit gestellt werden. Die sofortige vollständige Vereinnahmung von nicht rückzahlbaren Zuwendungen in dem Zeitpunkt, in dem sie gewährt werden, ist grundsätzlich nicht sachgerecht. 

Bilanzierung von sonstigen Verbindlichkeiten

Wird eine nicht rückzahlbare Zuwendung ausgezahlt, bevor der Empfänger die sachlichen Voraussetzungen für die Gewährung erfüllt hat, so ist der empfangene Betrag bis zu seiner bestimmungsgemäßen Verwendung unter den sonstigen Verbindlichkeiten zu passivieren.

Praktikerhinweis – Aufwand und negativer Aufwand

Die Zuschüsse für Arbeitgeberanteile sollten regelmäßig unter der Position Personalaufwand handelsrechtlich ausgewiesen werden. Es ist zu beachten, dass Finanzierungsgesellschaften und Ratingagenturen sonstige betriebliche Erträge nicht oder nur teilweise in die Bewertung der Kreditwürdigkeit eines Unternehmens einbeziehen. Personalaufwendungen haben eine erhebliche Bedeutung in der Unternehmensbewertung. Weiterhin erhalten bspw. Bildungseinrichtungen Personalzuschüsse in Höhe jährlicher Personalkosten. Dabei werden Zuschüsse für Arbeitgeberanteile zuschussmindernd berücksichtigt.

2. Einnahmenüberschussrechnung

Die Erfassung der Zuschüsse für Arbeitgeberanteile in einer Einnahmenüberschussrechnung erfolgt im Zeitpunkt des Zahlungsabflusses (Zahlung der Arbeitgeberanteile) und Zahlungszuflusses (Vereinnahmung der Zuschüsse).

Weitere Fragen zur Rechnungslegung von Kurzarbeitergeld ?

Sollten Sie weitere Fragen zur bilanziellen Behandlung von Kurzarbeitergeld, zur Erstattung von Sozialversicherungsbeiträgen haben, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Ihren Anruf oder eine Nachricht von Ihnen.