R&N - Haben Sie die Vertretung geregelt?

Bei einem plötzlichen Unfall und drohender Handlungsunfähigkeit ist es besonders wichtig, dass der Unternehmer umfangreiche Vollmachten erteilt wurden. Ohne Vollmachtserteilung kann es zu einem Stillstand im Unternehmen kommen und eine Existenzgefährdung ausgelöst werden. 

 

1.     Prokura oder Handlungsvollmacht

2.     Regelungen im Gesellschaftsvertrag

3.     Bankvollmachten

4.     Passwörter / digitaler Nachlass

5.     Organisationsstruktur im Unternehmen

6.     Notfallordner für den Betrieb

 

Bei einem Unfall oder einer plötzlichen Krankheit ist eine schnelle und unbürokratische Vertretung für den Unternehmer sehr wichtig. Nicht selten hat der Unternehmer keine Vollmacht erteilt oder die wichtigen Passwörter Dritten nicht mitgeteilt. Ist der Unternehmer nicht erreichbar, können keine Verträge geschlossen werden. Die Existenz des Unternehmens kann schneller als erwartet, gefährdet werden. Ein gerichtlich bestellter Vertreter kennt das Unternehmen nicht und entscheidet stets über Einzelsachverhalte. Eine Unternehmensfortführung ist nicht möglich.

 

1. Prokura oder Handlungsvollmacht

Mindestens eine weitere Person als der Unternehmer selbst sollte ein umfangreiches Vertretungsrecht haben. Mit der handelsrechtlichen Prokura ist der Vertretungsumfang gesetzlich geregelt. Zu beachten ist jedoch, dass ggf. der Gesellschaftsvertrag die Vertretung des Prokuristen nur mit einem Geschäftsführer erlaubt. Ist der Geschäftsführer verhindert, kann auch der Prokurist das Unternehmen nicht vertreten und Verträge abschließen. Die Vertretungsrechte des Prokuristen können begrenzt werden, in dem der Prokurist nur mit einem weiteren Prokuristen Verträge abschließen darf.

Wichtig ist die Abgrenzung von Vertretung im Innen- und Außenverhältnis. Wird dem Prokuristen der Abschluss von Verträgen nur bis zu einem bestimmten Betrag erlaubt, handelt es sich um einen Vereinbarung im Innenverhältnis. Der Vertragspartner (außenstehender Dritter) kennt diese Vereinbarungen nicht und darf auf die Handlungsfähigkeit des Prokuristen entsprechend der Regelungen des Handelsrechts vertrauen.

Soll keine Prokura erteilt werden, weil diese zu weitreichend ist, kann eine Handlungsvollmacht erteilt werden. Diese Vollmacht ist aber schriftlich genau zu regeln. Ein Außenstehender muss die Vertretungsbefugnis kennen, anderenfalls wird er keine Verträge mit dem Handlungsbevollmächtigten abschließen oder einseitige Entscheidungen des Handlungsbevollmächtigten (Kündigungen von Mitarbeitern) nicht anerkennen.

 

2. Regelungen im Gesellschaftsvertrag

Bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften, die nur einen Gesellschafter-Geschäftsführer haben, besteht die Möglichkeit eine Notfallgeschäftsführung im Gesellschaftsvertrag zu regeln. Mit dieser Regelung kann ein Ersatzgeschäftsführer schneller bestellt werden. Diese Regelungen sollten im Todesfall mit dem Unternehmertestament abgestimmt sein.

 

3. Bankvollmachten

Um den Zahlungsverkehr des Unternehmens weiterführen zu können, muss mindestens eine weitere Person eine Vollmacht für die Bankkonten erhalten. Die Vollmacht sollte stets nur eine Berechtigung durch zwei Mitarbeiter vorsehen. Dieses gilt insbesondere bei Vollmachten im Zusammenhang mit Electronic Banking. Bei einigen Banken kann die Vollmacht nur auf institutseigenen Formularen erteilt werden. Wichtig ist stets die Überprüfung, ob die Vollmacht über den Todesfall hinaus, Geltung hat.

 

4. Passwörter / digitaler Nachlass

Die Sicherung von Passwörtern, der sog. digitale Nachlass - ist im betrieblichen Bereich sehr wichtig. Die unkontrollierte Weitergabe kann das Unternehmensvermögen erheblich schmälern oder in der Existenz gefährden. Gleichwohl ist es erforderlich, durch ein angemessenes Berechtigungskonzept im Unternehmen Passwörter an Mitarbeiter weiter zu geben, damit ein reibungsloser Ablauf im Unternehmen stets gegeben ist. Das interne Kontrollsystem spielt bei der Vergabeorganisation von Passwörtern eine sehr wichtige Rolle. Der digitale Nachlass wird häufig unterschätzt. Die Gerichte haben zum digitalen Nachlass häufig eine sehr enge Auslegung. D.h. Dritte haben kaum Rechte auf Datenzugriff, insbesondere im Bereich Cloud Technik spielt der digitale Nachlass eine immer größere Bedeutung.

 

5. Organisationsstruktur im Unternehmen

Die interne Vertreterstruktur sollte durch eine Dokumentation der Aufbau- und Ablauforganisation klar geregelt werden. Die Leiter der einzelnen Funktionsbereiche (u. a. kaufmännische und technische Leitung) und die Stellvertreter sollten schriftlich dokumentiert werden. Die Organisationsstruktur sollte jedem Mitarbeiter bekannt sein. Eine schriftliche Dokumentation, wer wie und wann im Notfall zu informieren ist, sollte erstellt sein.

 

6. Notfallordner für den Betrieb

Für den Notfall sollten in einem Notfallordner oder einer Notfallmappe die wichtigsten betrieblichen Ansprechpartner und Informationen zusammengefasst werden. Sofern ein angemessenes Qualitätssicherungssystem besteht, stehen regelmäßig unterschiedlichen Mitarbeitern einzelne Informationen zur Verfügung. Bei kleineren Unternehmen sollte ein Vertreter die Möglichkeit haben, auf den Notfallordner zurück zu greifen. Der Notfallordner sollte nicht bei einem Notar hinterlegt werden, weil der Notar nur unter bestimmten Voraussetzungen diesen herausgeben wird. Um im Notfall Zeit zu sparen, sollte eine Person des Vertrauens die Unterlagen verwahren und im Notfall herausgeben.

 

 

Wer ist rechtsgeschäftlicher Vertreter im Außenverhältnis?

 

Einzelunternehmen

Rechtsgeschäftlicher Vertreter ist der Inhaber des Unternehmens.

 

Offene Handelsgesellschaft (oHG)

Rechtsgeschäftlicher Vertreter der oHG (Personengesellschaft) ist jeder Gesellschafter. Jeder ist alleinvertretungsbefugt (§ 125 HGB).

 

GmbH

Die Gesellschaft wird durch die Geschäftsführer gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Sind mehrere Geschäftsführer vorhanden, besteht Gesamtvertretungsbefugnis (§ 35 GmbHG). Die Satzung der GmbH kann davon abweichend eine Einzelvertretungsbefugnis bestimmen.

 

GmbH & Co. KG

Für die GmbH & Co. KG (eine Personengesellschaft bei der der persönlich haftende Gesellschafter eine Kapitalgesellschaft ist) gelten die gleichen Grundsätze wie für die GmbH, weil der Geschäftsführer der GmbH, der rechtsgeschäftliche Vertreter der GmbH & Co. KG ist.

 

BGB-Gesellschaft

Die BGB-Gesellschaft ist eine Personengesellschaft, für die das Handelsrecht keine Anwendung findet. Für diese Personengesellschaft gibt die Gesamtgeschäftsführung und Vertretung (§ 709 und 714 BGB). Ein Unternehmen in der Rechtsform einer BGB-Gesellschaft liegt immer dann vor, wenn kein in kaufmännischer Art und Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb besteht und die Gesellschaft auch nicht im Handelsregister eingetragen ist. Mit der Eintragung wird die Gesellschaft zur oHG.

 

 

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